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スプレッドシートの便利ワザ10選｜意外と知らない時短テクニック集

Last Updated on 2025年7月28日

Google スプレッドシートは、無料かつ高機能で、多くの人に利用されている表計算ツールです。しかし、「表を作って、関数を少し使うだけ」で終わってしまっている人も多いのではないでしょうか？
実はスプレッドシートには、知っているだけで作業効率が一気に上がる“便利ワザ”がたくさんあります。
この記事では、意外と知られていないけど実用性バツグンの小技・時短テクニックを10個厳選して紹介します。

目次

1. セルにプルダウンリストをつける（データ入力規則）

よくある入力ミスを防ぐのに便利なのが「プルダウンリスト」です。
「完了／未完了」「○／×」「レベル1～3」など、あらかじめ選択肢を設定しておくことで、セル入力のミスを減らし、見た目も整います。

2. 条件付き書式で自動で色分け

「売上が10万円以上なら緑」「在庫が0なら赤」など、データの状態に応じて色を変えることができます。視覚的に変化を付けたいときに便利です。

3. 連番を自動で入力する方法

1、2、3…といった連番はドラッグで自動入力できますが、動的な関数を使えば行数が増えても対応可能です。

この式は「現在の行番号 -1」を返すため、2行目から始めれば「1」からスタートできます。

4. 行や列を固定してスクロールしやすく

長いデータでは見出し行や項目列がスクロールして見失いやすくなります。
そんなときは「固定表示」で見やすさをキープしましょう。

5. TODAY関数で日付を自動表示

作業日や提出日など、今日の日付を自動で表示したい場合は =TODAY() を使いましょう。
シートを開いたその日の日付が常に表示されるので、更新管理などに役立ちます。

6. IMPORTRANGE関数で他シートのデータを取得

複数のスプレッドシート間でデータを共有したいときに便利なのが IMPORTRANGE 関数です。

初回は「アクセスを許可」する必要がありますが、これを使えばシート間の手動コピーが不要になります。

7. チェックボックスを使ってToDo管理

スプレッドシートは、タスク管理にも向いています。「挿入」→「チェックボックス」を使えば、クリック一つで進捗がわかるToDoリストが簡単に作れます。

8. テキスト分割でセル内のデータを分ける

1つのセルに「名前,メールアドレス」など複数のデータが入っているときは、「テキストを列に分割」で一気に整理できます。

9. FILTER関数でデータを抽出

「特定条件に一致するデータだけを表示したい」ときは FILTER関数が便利です。

この関数は「範囲の中から、指定条件に一致する行だけを返す」ものです。
自動抽出として、別シートへの集計などにも使えます。

10. Googleフォームと連携して自動で集計

Googleフォームとスプレッドシートは自動連携が可能です。
たとえばアンケートや申請フォームを作成し、回答をスプレッドシートで自動収集・分析できます。

これにより、業務でよくある「Excel転記の手間」などが大幅に削減できます。

まとめ

Googleスプレッドシートには、意外と知られていない便利なワザがたくさんあります。
今回紹介した10の小技を活用すれば、作業スピードの向上・ミスの削減・見やすさの改善が期待できます。

まとめると、以下のようなシーンで特に役立ちます：

  • チーム作業の共有・チェック体制を整えたい
  • 繰り返し作業を効率化したい
  • データを見やすく、自動化したい

スプレッドシートは「関数だけ」ではなく、「UI操作や設定の工夫」で大きく使いやすくなります。
まずは1つでも今日から取り入れてみて、快適なスプレッドシートライフを始めてみましょう！

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